Las Tecnologías de la Información y la Comunicación están cambiando nuestros hábitos. Métodos que hasta hace poco eran válidos, ahora están obsoletos, y lejos de ayudarnos, nos retrasan en nuestra labor.
Gracias a internet y las TIC se ha logrado simplificar el trabajo en la oficina. Las PYMES conocen bien las ventajas y posibilidades que se abren, pese a que hay quien se empeñe en seguir dándole publicidad a mitos absurdos.
¿Cuántas veces hemos escuchado eso de que no es posible reducir el uso del papel en nuestra oficina?. Falso. No sólo es posible, sino también necesario. El futuro pasa por dejar de emplear el “papel” existente de manera progresiva y no generar papel nuevo. Para ello tenemos que utilizar las herramientas que existen en el mercado y aprovechar las ventajas que la tecnología nos ofrece. Tenemos que aplicar progresivamente políticas eficientes en el trabajo. Hay que apostar por la facturación electrónica, por imprimir únicamente aquello necesario, utilizando el papel por las dos caras y vertiéndolo en su contenedor especial para facilitar su reciclado.
Para conseguir una oficina sin papel, también es fundamental apostar por un archivo electrónico y por el envío de documentación de forma telemática. Estas opciones ofrecen grandes ventajas pero es necesario hacerlo con seguridad, utilizando sistemas de encriptación, firma electrónica, copias de seguridad y en resumen, mecanismos que garanticen la confidencialidad de los documentos que utilizamos y enviamos. Lograr el objetivo es posible. Utilizar escáneres para ir reduciendo el papel existente, maximizar y mejorar el uso del correo electrónico así como servirnos de monitores decentes que no parpadeen y que se vean con nitidez para reducir los efectos nocivos sobre la vista.
Por tanto, para hacer realidad la la oficina sin papel las PYMES y empresas deben desarrollar protocolos para reducir paulatinamente el uso del papel, adquirir tecnología ad hoc (escáner, monitores, ordenadores…) y asumir la inversión inicial que ello supone, pero sin miedo, pues toda inversión tiene un retorno (ROI) que suele producirse antes de un año.
¿Seguías creyendo en estos mitos? Pues olvídalos, con estos sencillos consejos puedes ahorrar mucho tiempo, conseguir una oficina sin papel, sin perder seguridad, confidencialidad, sin una gran inversión, y contribuyendo a respetar el medio ambiente, ¿se puede pedir más?
Via | Blog Facturación Electrónica
La oficina sin papel, la oficina del futuro | Asturias Tramita
Las Tecnologías de la Información y la Comunicación están cambiando nuestros hábitos. Métodos que hasta hace poco eran válidos, ahora están obsoletos,
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2020-09-23
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